FAQs
Warum sollte ich meine Veranstaltung von einer Eventagentur planen lassen?
Abgesehen vom unvorhersehbaren Planungsstress – ein Event ist immer einmalig. Es gibt keine zweite Chance für die Durchführung und die Qualität des Ablaufs. Mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich Events wissen wir zu jedem Zeitpunkt, worauf genau es ankommt. Wir gestalten die Abfolgen schon im Vorfeld der gemeinsamen Planungen so, dass ein reibungsloser und entspannter Ablauf der Veranstaltung für Sie und Ihre Gäste gewährleistet werden kann. Konzentrieren Sie sich während des Abends auf die Teilnehmer und neue spannende Erfahrungen, den Rest im Hintergrund übernimmt Ihre Eventagentur für Sie!
Nach der Konzeptplanung steht die Auswahl von zuverlässigen Dienstleistern an. Profitieren Sie von unserem Know-How und unseren Erfahrungen in diesem Bereich. Für das was wir nicht leisten können, kennen wir auf alle Fälle die richtigen Leute. Schonen Sie Ihre Ressourcen und Ihre Nerven und überlassen Sie uns die Planung und Durchführung Ihres nächsten Events. Mit Effizienz, Expertise und Herz machen wir Ihre Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis
Woran erkenne ich eine zuverlässige und seriöse Eventagentur?
Wahrscheinlich merken Sie schon beim ersten Kontakt mit der jeweiligen Agentur, ob es passt oder nicht. Achten Sie auf folgende Punkte:
- Wie ist Ihr Gefühl beim Erstkontakt?
- Nimmt man sich Zeit für Sie und Ihre Wünsche? Haben Sie einen passenden und kompetenten Ansprechpartner?
- Wird auf Ihre Vorstellungen und Ziele der Veranstaltung konkret eingegangen oder werden Sie mit Standards abgespeist?
- Bekommen Sie regelmäßige Updates zum Stand der Dinge? Auch wenn die Planung oft lange dauern kann, sollten Sie weiterhin am Prozess beteiligt werden, wenn Sie dies wünschen.
- Wie transparent ist das Angebot? Wie sieht es mit Leistungen und Kosten genau aus? Wie reagiert Ihr Ansprechpartner bei Fragen zu Details?
- Wie nah an der Realität ist das Konzept? Stehen Zeiten zum Essen und Personenanzahl in einer sinnvollen Relation zueinander? Gute Agenturen neigen eher zur zeitlichen Entzerrung, anstatt das Programm zu überladen.
Thema Datenschutz – Wie gehen wir mit Ihren Daten um?
Werden Daten an Dritte weitergegeben?
Das Thema Datenschutz ist uns sehr wichtig. Wir achten auf einen sehr sensiblen Umgang mit Ihren Daten und informieren jederzeit transparent, wann an welche Dienstleister Informationen zu Teilnehmern und Daten weitergegeben werden müssen. Natürlich hängt der Umfang der zu erhebenden Daten von der Art der Veranstaltung ab.
Dafür schließen wir im Vorfeld der Durchführung immer einen jeweiligen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit Ihnen ab und dort sehen Sie ganz transparent welche Daten wann wie zum Einsatz kommen.
Das gleiche tun wir für Sie auch mit unseren Lieferanten, sollten wir ihre Daten in irgendeiner Form weitergeben.
Wie sieht es mit Foto- beziehungsweise Videomaterial zum Event aus?
Wir legen großen Wert auf ehrliche Emotionen und freuen uns über die Begeisterung der Teilnehmer, die wir selbstverständlich auch gerne einfangen und dokumentieren! Wir machen gerne während des Events Fotos und/oder erstellen einen dazu passenden Film. Im Vorfeld planen wir mit Ihnen die Details und legen die Kosten dafür dar. Auch hier bestimmt der individuelle Umfang der Serviceleistung den Kostenfaktor. Wichtig: Niemals würden wir ungefragt filmen oder fotografieren!
Wo findet Ihr Event statt?
An einem Standort Ihrer Wahl.
Wie lange im Voraus muss ein Event geplant werden? Und wie lange ist der gesamte Planungszeitraum?
Generell gilt: Je früher wir anfangen und je mehr Zeit wir zusammen für die Planung haben, desto stressfreier wird der Prozess für alle Beteiligten.
Keine Veranstaltung ist gleich! Dennoch haben wir bei uns klare Standards wie die Planung jedes Events abläuft.
Natürlich sind wir flexibel und setzen auch umfangreiche Eventkonzepte innerhalb von 2-4 Woche um. Allerdings muss je nach Destination und Umfang klar sein, dass das Budget aufgrund eventuell mangelnder Verhandlungsbereitschaft von Dienstleistern schnell wachsen kann und manchmal nicht jeder Wunsch direkt in so kurzer Zeit umgesetzt werden kann.
Bei größeren Veranstaltungen wie Firmenjubiläen oder Hochzeiten, bieten sich circa 18-12 Monate an Vorausplanung an. Selbstverständlich beraten wir Sie schon beim ersten Gespräch über realistische Planungskonzepte!
Welche Leistungen bekomme ich von DONAUEVENTS als Eventagentur?
Wir sind eine Full-Service Eventagentur. Sie bekommen aber von uns mehr als nur eine Aneinanderreihung von Leistungen.
Schon in der Angebotsphase interessiert uns viel mehr das Ziel Ihres Events als nur die Hardfacts wie Teilnehmerzahl, Datum und Budget. Das ist auch wichtig, bildet aber nur einen Teil der Grundlage für uns. Wir wollen, dass die Veranstaltung „zündet“. Da kann es schon mal passieren, dass wir von den Ihrerseits in Erwägung gezogenen Locations und Aktivitäten abraten und etwas völlig Neues aus der Schublade ziehen. Wir als Eventagentur stehen für Leistungen, die, egal in welchem Preissegment, immer ein maximales Maß an Qualität in Planung, Kreativität und Ausführung beinhalten.
Um dies zu gewährleisten, stehen Ihnen verschiedene Teams aus unserem Netzwerk in der jeweiligen Phase der Veranstaltung, jedoch aber immer ein Ansprechpartner zu jedem Zeitpunkt zur Seite!
Wichtig ist vor allem der erste Schritt. Das geht schon bei der Beratung los. Deshalb steht Ihnen hier ein erfahrener Projektleiter zur Seite, der eine ehrliche und kreative Beratung bietet. Gerne kommen wir an diesem Punkt auch zu Ihnen ins Haus und stellen nach einem ersten Abstimmungsgespräch unser Konzept persönlich vor. So können Sie zumindest schon einen Teil unserer Eventagentur im Vorfeld kennenlernen. In der Regel berechnen wir für solch einen ersten Termin kein Honorar.